Acord GDPR

ACORD PRIVIND PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

(DPA – art. 28 din Regulamentul (UE) 2016/679 – GDPR)

Prezentul Acord privind prelucrarea datelor cu caracter personal („DPA”) completează Termenii și Condițiile aplicabile serviciilor furnizate de SPACEHOST SRL și se aplică atunci când, în cadrul serviciilor de găzduire web și/sau e-mail, SPACEHOST SRL prelucrează date cu caracter personal în numele Clientului.

1. Părțile

Persoana împuternicită:

• SPACEHOST SRL
• CUI: 32694431
• Nr. Registrul Comerțului: J37/28/2014
• Sediu: Str. Feroviari, bl. 357, A, 4, Vaslui, România
• Website: spacehost.ro
• E-mail: suport@spacehost.ro

și Clientul care comandă sau utilizează serviciile SPACEHOST și care stabilește scopurile și mijloacele prelucrării datelor găzduite, denumit în continuare „Operatorul” sau „Clientul”.

2. Obiectul și durata prelucrării

SPACEHOST prelucrează datele cu caracter personal exclusiv în măsura necesară furnizării serviciilor de găzduire web, găzduire e-mail, stocare, backup, restaurare, securitate, mentenanță și suport tehnic. Prelucrarea are loc pe durata furnizării serviciilor și, după încetare, numai pentru perioadele necesare ștergerii, returnării datelor, păstrării copiilor de siguranță sau îndeplinirii unor obligații legale.

3. Natura și scopul prelucrării

Operațiunile pot include, după caz:

• stocarea și găzduirea datelor;
• transmiterea și recepționarea datelor prin serviciile de e-mail;
• realizarea și restaurarea copiilor de siguranță;
• acces tehnic limitat pentru suport, mentenanță și depanare;
• monitorizarea tehnică și jurnalizarea necesare securității infrastructurii;
• izolarea, blocarea sau restaurarea datelor în cazul incidentelor de securitate.

4. Tipurile de date și categoriile de persoane vizate

În funcție de modul în care Clientul utilizează serviciile, datele pot include nume, prenume, adrese de e-mail, numere de telefon, adrese IP, identificatori online, date profesionale, conținutul mesajelor e-mail, date din formulare, baze de date, fișiere și alte informații încărcate de Client.

Persoanele vizate pot include clienții, utilizatorii, angajații, colaboratorii, furnizorii, vizitatorii website-urilor și alte persoane ale căror date sunt prelucrate de Client.

Clientul nu va încărca categorii speciale de date sau date privind condamnări și infracțiuni decât dacă are un temei legal adecvat și a evaluat dacă serviciul și măsurile contractate sunt corespunzătoare riscului.

5. Instrucțiunile Operatorului

SPACEHOST va prelucra datele cu caracter personal numai pe baza instrucțiunilor documentate ale Clientului, inclusiv în ceea ce privește transferurile de date către o țară terță, cu excepția cazului în care o obligație legală impune o altă prelucrare. În acest caz, SPACEHOST va informa Clientul înainte de prelucrare, dacă legea nu interzice o asemenea informare.

Configurarea serviciilor, utilizarea panoului de administrare, solicitările de suport și instrucțiunile transmise prin canalele oficiale pot constitui instrucțiuni documentate ale Clientului.

6. Confidențialitatea

SPACEHOST se asigură că persoanele autorizate să prelucreze datele sunt supuse unei obligații adecvate de confidențialitate și au acces numai în măsura necesară îndeplinirii atribuțiilor.

7. Securitatea prelucrării

SPACEHOST va implementa măsuri tehnice și organizatorice adecvate riscului, ținând cont de stadiul tehnicii, costurile implementării, natura, domeniul de aplicare, contextul și scopurile prelucrării.

Măsurile pot include, în funcție de serviciu și configurație:

• controlul accesului și autentificarea;
• separarea logică a conturilor de găzduire;
• firewall și mecanisme de protecție împotriva atacurilor;
• monitorizare și jurnalizare tehnică;
• protecție anti-malware și măsuri de securizare a serviciilor;
• actualizări și remedieri de securitate la nivelul infrastructurii administrate;
• backup, atunci când acesta este inclus în serviciul contractat;
• proceduri de răspuns la incidente și restaurare a disponibilității.

8. Obligațiile Clientului

Clientul, în calitate de Operator, este responsabil pentru:

• legalitatea colectării și prelucrării datelor pe care le găzduiește;
• informarea persoanelor vizate și existența unui temei legal pentru prelucrare;
• configurarea aplicațiilor și conturilor sale în mod corespunzător;
• gestionarea utilizatorilor, parolelor și drepturilor de acces;
• actualizarea și securizarea aplicațiilor aflate în responsabilitatea sa;
• stabilirea perioadelor de păstrare și ștergerea datelor atunci când nu mai sunt necesare;
• respectarea obligațiilor privind exercitarea drepturilor persoanelor vizate.

9. Subîmputerniciți

Clientul acordă SPACEHOST o autorizare generală pentru utilizarea altor persoane împuternicite („subîmputerniciți”) necesare furnizării serviciilor, cum ar fi furnizori de infrastructură, centre de date, backup, securitate sau servicii tehnice.

SPACEHOST va impune subîmputerniciților obligații de protecție a datelor echivalente, în măsura cerută de art. 28 GDPR. SPACEHOST va pune la dispoziția Clientului informații privind categoriile sau lista relevantă a subîmputerniciților și va informa Clientul cu privire la modificările semnificative, atunci când este necesar.

În cazul unei obiecții întemeiate privind protecția datelor față de un nou subîmputernicit, părțile vor încerca identificarea unei soluții rezonabile; dacă aceasta nu este posibilă, pot fi aplicate drepturile de încetare prevăzute de relația contractuală.

10. Transferuri internaționale

SPACEHOST nu va efectua transferuri internaționale de date în numele Clientului decât în condițiile GDPR. Atunci când un transfer în afara Spațiului Economic European necesită garanții suplimentare, vor fi utilizate mecanismele prevăzute de legislația aplicabilă, după caz.

11. Drepturile persoanelor vizate

Ținând cont de natura prelucrării, SPACEHOST va acorda Clientului asistență rezonabilă, prin măsuri tehnice și organizatorice adecvate, pentru îndeplinirea obligației de a răspunde cererilor persoanelor vizate.

Dacă SPACEHOST primește direct o solicitare privind date pentru care Clientul este Operator, aceasta va fi redirecționată Clientului, în măsura în care este posibil și permis de lege. SPACEHOST nu va răspunde în numele Clientului decât dacă este autorizată în mod expres sau obligată prin lege.

12. Asistență privind obligațiile GDPR

SPACEHOST va acorda, ținând cont de natura prelucrării și de informațiile disponibile, asistență rezonabilă Clientului în ceea ce privește securitatea prelucrării, notificarea încălcărilor de securitate, evaluările de impact și consultarea prealabilă, atunci când aceste obligații sunt aplicabile.

13. Încălcări ale securității datelor

SPACEHOST va informa Clientul fără întârzieri nejustificate după ce ia cunoștință de o încălcare a securității datelor cu caracter personal care afectează datele prelucrate în numele Clientului.

În măsura în care informațiile sunt disponibile, notificarea va include informații suficiente pentru a permite Clientului să își îndeplinească obligațiile legale. Furnizarea informațiilor poate fi etapizată atunci când acestea nu sunt disponibile simultan.

14. Returnarea și ștergerea datelor

La încetarea serviciilor, Clientul este responsabil să exporte sau să solicite datele sale în termenul prevăzut de Termenii și Condițiile SPACEHOST. La alegerea Clientului și în limitele tehnice și legale aplicabile, SPACEHOST va șterge sau va returna datele cu caracter personal după încetarea serviciilor, cu excepția cazului în care legislația impune păstrarea acestora.

Datele existente în copiile de siguranță pot rămâne până la suprascrierea sau expirarea ciclului normal de backup, fiind protejate împotriva utilizării în alte scopuri.

15. Audit și demonstrarea conformității

SPACEHOST va pune la dispoziția Clientului informațiile rezonabil necesare pentru demonstrarea respectării obligațiilor prevăzute de art. 28 GDPR.

Auditurile vor fi efectuate într-o manieră care să nu compromită securitatea, confidențialitatea sau serviciile altor clienți. Înaintea unui audit la fața locului, părțile vor conveni în mod rezonabil asupra domeniului, datei, duratei și măsurilor de confidențialitate. Costurile extraordinare generate exclusiv de solicitarea Clientului pot fi suportate de acesta, dacă acest lucru este convenit în prealabil și nu contravine legii.

Dacă SPACEHOST consideră că o instrucțiune a Clientului încalcă GDPR sau alte dispoziții aplicabile privind protecția datelor, va informa Clientul fără întârzieri nejustificate.

16. Răspunderea

Răspunderea părților pentru încălcarea obligațiilor privind protecția datelor este determinată de GDPR, legislația aplicabilă și condițiile contractuale dintre părți. Nicio prevedere a prezentului DPA nu limitează drepturile persoanelor vizate sau răspunderea care nu poate fi limitată prin lege.

17. Ordinea de prioritate

În cazul unei neconcordanțe între prezentul DPA și Termenii și Condițiile generale, prezentul DPA prevalează strict în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal în numele Clientului. Dispozițiile legale imperative prevalează asupra ambelor documente.

18. Legea aplicabilă

Prezentul DPA este guvernat de legea română și de dreptul Uniunii Europene aplicabil, inclusiv Regulamentul (UE) 2016/679. Litigiile vor fi soluționate conform regulilor de competență prevăzute de lege și de raportul contractual dintre părți.

ANEXA 1 – Detalii ale prelucrării

ANEXA 2 – Date de contact

Pentru aspecte privind protecția datelor și prezentul DPA:

SPACEHOST SRL – suport@spacehost.ro

Document complementar Termenilor și Condițiilor SPACEHOST SRL